e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu: siparişten faturaya otomatik akış

Kısa cevap: e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında; e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara (bireysel müşteriler dahil) kesilen elektronik faturadır. Online satış yapan çoğu işletme için asıl iş, her siparişte doğru faturanın otomatik kesilmesini sağlamaktır.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

Faturayı keseceğiniz kişi ya da firma Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak gider; değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu yüzden entegre bir sistem, her siparişte alıcının durumunu kontrol edip doğru belge türünü seçmelidir.

Kimler kullanmak zorunda?

Zorunluluk ciro eşiklerine ve faaliyet alanına göre belirlenir; internet üzerinden satış yapan işletmeler için de ayrıca düzenlemeler vardır. Eşikler düzenli olarak güncellendiği için kendi durumunuzu mali müşavirinize ve GİB duyurularına göre netleştirmenizi öneririz. Zorunlu olmasanız bile gönüllü geçiş, kâğıt maliyetini ve elle iş yükünü azaltır.

Entegrasyon nasıl çalışır?

İşletmelerin çoğu faturalarını GİB'e doğrudan değil, özel entegratör adı verilen yetkili firmalar üzerinden gönderir. Özel entegratörlerin sunduğu API'ler sayesinde e-ticaret siteniz, ERP'niz ya da özel yazılımınız faturayı otomatik oluşturup gönderebilir. Tipik akış şöyledir: ödeme onaylanır → sipariş bilgisi faturaya dönüşür → alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanır → doğru türde fatura kesilir → PDF ve bağlantı müşteriye e-postayla iletilir.

Dikkat edilmesi gerekenler

Ürünlerinizdeki KDV oranlarının ve birim tanımlarının doğru olması; iade ve iptallerde iade faturası veya iptal sürecinin kurgulanması; kurumsal müşterilerden vergi numarası ve vergi dairesinin sipariş sırasında doğru alınması; fatura numaralandırmasının tek bir yerden yönetilmesi. Kargo için e-İrsaliye kullanıyorsanız onun da aynı akışa bağlanması işi kolaylaştırır.

Elle fatura kesmenin gizli maliyeti

Günde birkaç siparişte elle fatura kesmek sorun gibi görünmez; sipariş sayısı arttıkça hata, gecikme ve müşteri şikâyeti olarak geri döner. Otomasyonun asıl kazancı, büyüdüğünüzde ek personel ihtiyacını ortadan kaldırmasıdır.

Ekursoft olarak e-ticaret sitelerinde ve özel yazılımlarda ödeme, fatura ve stok akışını uçtan uca otomatikleştiriyoruz. Konuşalım →